Dès qu'elle arrive. Robi lit l'e-mail et ses pièces jointes à la seconde où ils entrent dans la boîte de commandes, les vérifie et prépare le bon en arrière-plan.

Quand un membre de l'équipe ouvre la commande, tout est déjà là : champs remplis, contrôles faits, questions préparées. Il ne reste qu'à valider et envoyer. Pas d'attente, pas de bouton « analyser ».

Oui, et c'est votre équipe qui le lui apprend. Chaque validation et chaque correction entrent dans la mémoire de votre entreprise : les surnoms que vos clients donnent aux produits, leurs adresses habituelles, leurs quantités courantes.

Plus la mémoire se remplit, plus la part des commandes qui passent en voie rapide augmente. Cet apprentissage reste chez vous : il ne sert jamais à entraîner un modèle partagé avec d'autres entreprises.

Il s'arrête et le dit. Une ligne douteuse est retenue et signalée, le reste de la commande continue d'avancer. Quand il manque une information au client, Robi rédige la question et attend qu'un membre de votre équipe l'envoie.

Chaque champ renvoie à la phrase exacte de l'e-mail qui l'a produit, donc vérifier prend quelques secondes plutôt que de relire tout le message.

Celles de vos clients. Français, allemand, suisse allemand, italien, anglais, portugais, albanais, polonais : un e-mail écrit dans n'importe laquelle arrive sous forme de bon dans la langue de votre équipe, avec vos désignations de catalogue.

Le client écrit comme il parle. Personne ne lui demande de remplir un formulaire.

Non. Robi enlève la ressaisie (lire, chercher le code article, recopier dans le logiciel) pour que la même équipe absorbe plus de volume et se concentre sur les commandes difficiles et sur les clients.

Dans un métier où les profils expérimentés sont rares, l'enjeu est de tenir la haute saison sans heures supplémentaires et sans embaucher dans l'urgence.

Un OCR (Optical Character Recognition, la reconnaissance de caractères) lit des caractères à des endroits précis d'une page. Un RPA (Robotic Process Automation, un robot qui imite des clics) rejoue une suite de gestes. Les deux demandent un gabarit par client, à refaire à chaque changement de mise en page.

Robi lit le sens. « Comme la dernière fois, mais 20 cartons » n'a aucune mise en page, et c'est pourtant une commande. Aucun gabarit à créer : la toute première commande d'un nouveau client est traitée comme les autres.

Parfait, gardez-le. L'EDI (Electronic Data Interchange, l'échange automatique de fichiers de commande normalisés entre deux entreprises) couvre en général vos plus gros comptes, ceux qui ont eu les moyens de le mettre en place.

La longue traîne, soit les petits clients, artisans, installateurs et revendeurs, envoie des e-mails libres, des PDF (Portable Document Format, un document figé comme un bon scanné) et des fichiers Excel. C'est souvent la majorité des commandes, et celle qui coûte le plus de temps. Valordia s'occupe de celles-là, à côté de votre EDI.

Valordia se connecte à votre ERP (Enterprise Resource Planning, le logiciel de gestion où vivent vos clients, votre catalogue et vos commandes) par ses interfaces standard : API (Application Programming Interface, le point par lequel deux logiciels se parlent directement), EDI, ou import automatique de fichiers.

Il y lit vos données de référence et y crée directement la commande validée. SAP, Abacus, Opacc, Dynamics, proALPHA et les autres : on regarde votre configuration ensemble au premier appel.

Quelques jours : connecter la boîte de commandes, charger votre catalogue et un extrait d'historique, régler le niveau de contrôle. Pas de développement sur mesure, pas de gabarit par client.

Pour un catalogue riche en variantes, on prévoit une séance de rapprochement avec votre équipe, planifiée dès le premier appel.

Elles restent en Suisse, dans un environnement dédié à votre entreprise, conforme à la nLPD (nouvelle Loi fédérale sur la protection des données, la loi suisse en vigueur) et au RGPD (Règlement général sur la protection des données, son équivalent européen). Le contrat de sous-traitance est inclus, sans surcoût.

Vos commandes servent à votre entreprise et à personne d'autre : elles n'entraînent jamais de modèle partagé.